Fahrtenbuch

In einem Fahrtenbuch dokumentiert der Arbeitnehmer die zurück gelegte Fahrtstrecke mit einem Dienstwagen sowie den Anlass einer Fahrt.
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Belegt werden konkret Abfahrtsort, Ziel, Datum, Fahrer, Entfernung sowie Kilometerstand am Ende der Fahrt. Mehrere Reiseabschnitte können dabei zusammen gefasst werden. Das Fahrtenbuch unterliegt hierbei detaillierten formalen Anforderungen, um vom Finanzamt anerkannt zu werden. So sollte es in einer gebunden Form vorliegen, da eine Sammlung loser Blätter nicht genehmigt wird. Es sollte ordentlich und übersichtlich geführt werden, weil nachträgliche Eintragungen als unzulässig gelten. Insgesamt sollte also eine zeitnahe und fortlaufende Dokumentation angestrebt werden. Abkürzungen für häufig angefahrene Ziele sind zulässig, solange sie selbsterklärend sind oder in einer nebenstehenden Legende erläutert werden. Wird ein Dienstwagen neben betrieblichen auch zu privaten Zwecken genutzt, muss das Unternehmen zur Versteuerung des Dienstwagens einsehen können, zu welchem Anteil dies geschieht. Bei der alternativ möglichen 1% – Regelung wird eine monatliche Pauschale für die Privatnutzung des Dienstwagens angesetzt, wenn mindestens 50% der Fahrten aus dienstlichen Gründen erfolgen. Konkret bedeutet dies, dass 1% des Brutto-Listenpreises des PKWs zur Versteuerung angesetzt wird. Wird der Dienstwagen jedoch zu deutlich mehr als 50% der Fahrten dienstlich genutzt oder war die Anschaffung des Neuwagens besonders kostenintensiv, kann sich das Führen eines Fahrtenbuchs durchaus lohnen.
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